Я решил так. Все документировать на локальном web wiki сервере. Самое главное что решилась проблема с обучением IT персонала, это была самая главная проблема как руководитель IT отдела я не хотел быть ключевой фигурой. Читайте Тайм-Менеджмент для сисадмина Лимонели там про это написано. Написали статью, можно послать на нее всегда вместо того чтобы 100 раз объяснять коллеге как сделать бек ап базы на сервере, или как поднять интернет если он упал. Понял что помогают картинки. Пишите статьи структурно, возвращаясь к ней несколько раз, обычно я обрабатывать страницу раз пять, прежде чем выйдет шедевр.