Как вам уже сказали, вариантов подобного решения тьма тьмущая, от простого раскидывания входящих заявок, присылаемых по почте по разным каталогам в любимом почтовом клиенте, до поднятия настройки чего-нибудь типа баг-трэкинговой системы, коих тоже не мало разного калибра и функциональности... Как вариант, поднимите форум, доступный локально, и пусть все пишут заявки туда.
В общем, дерзайте. Волшебные пендали считаю розданными, тему закрытой. Всем спасибо.