Это не отменяет ковыряние в настройках с целью прописывания индивидуальных настроек пользователя, ФИО, подписи и т.д.
Как раз отменяет.
У всех юзеров уникальные имена.
По имени юзера скриптом можно получить ФИО, данные для авторизации, сгенерировать файл с подписью и т.д.
Кроме того, при потоке писем в несколько Гб в квартал TB - вообще вариант хреновый
Не согласен.
Достаточно поднять нормальный почтовый сервер, настроить IMAP и отключить синхронизацию каталогов в клиенте.
Всё будет летать, даже на относительно слабых компах, трафик копеечный, а старую почту при необходимости можно удалять через doveadm по cron.