Вы понимаете, что вручную вы не будете рассылать сообщения об отключении сервера?
А по деловым вопросам не будете лезть в консоль?
Вы не замечаете, что у вас два вопроса, которые вы впихиваете в один и рассчитываете на вразумительный ответ?
Для автоматического оповещения можно использовать рассылку сообщения через SMB (WinPopup).
man smbclient, свитч -M, там же описано, где настроить приём сообщений.
Для "по деловым вопросам" - пишите письма, либо поднимайте jabber сервер.