Я же объяснил, количество людей сотрудников минимальное, покупать софт для документооборота естественно никто не станет о чем и речь. Я не говорил о истинного и канонического предназначения почты. Я объяснил почему пал выбор именно на этот вариант, но повторю еще раз - общая папка есть и так, там и так хранятся файлы все разграничено и работает весьма хорошо. На счет ссылки в почте, пусть будет так пусть отправляют ссылку или вкладывают файл, в чем разница для этого все равно нужен почтовый сервер. Основная причина для создания именно ведение переписки вне сети интернет(потому что бывают частые перебои с ним и чтобы работа не вставала...). В принципе подойдет даже, какой нибудь локальный чат - если это проще. По поводу бэкапа, бэкап общей сетевой папки делается регулярно - а файлы которые они будут пересылать друг другу рабочий - то есть это не оконченный вариант и не будет сильно проблематично потерять один два рабочих документа. Тут важнее оперативность, чтобы человек мог быстро узнать о новом документе без сопроводительных звонков и смс (то есть не тратилась финансовая часть на связь) обработать его и сообщить об изменениях. На счет структуры - все продуманно и организованно, а если быть честными, то большинство требований и запросов все равно делает заказчик идеальный сервер - который не выполняет требований заказчика - никому не нужен. Он нужен нам для работы, а не чтобы смотреть на него и говорить "о боже он идеален".
Если можете подсказать, как сделать подобный почтовый сервер или систему чата, работающие без интернета - буду рад и благодарен, а писать, что я головой ударился, как минимум не вежливо.